Åpent brev om arkivlov til kultur- og likestillingsministeren

Kjære kultur- og likestillingsminister Anette Trettebergstuen

Jeg er skuffet! Du er den tredje ministeren jeg har håpet at skulle forstå at en ny arkivlov er en hastesak. I stedet må jeg konstatere at din manglende kompetanse om hva arkiv er, utgjør en trussel mot våre demokratiske rettigheter.

I krisetider som nå er det lett å argumentere for at man ikke har kapasitet til å følge opp behov for modernisering og endring i et lovverk som ved første øyekast ikke ser ut til å kunne ha betydning for verken offentlig pengebruk, grønt skifte eller tryggheten i samfunnet. Derfor er det kanskje ikke så rart at du uten å blunke kan ha mål om at en lovproposisjon for ny arkivlov skal komme våren 2024, fem år etter at Arkivlovutvalget leverte sin rapport, NOU 2019:9 «Fra kalveskinn til datasjø».

Det som provoserer meg, er at du forteller Stortinget at du ikke synes arkivloven «er svært utdatert». Du bekrefter dermed mangelen på forståelse i Kultur- og likestillingsdepartementet for at arkivloven regulerer digital forvaltning i tillegg til historiske arkiv. Dermed mangler også grunnleggende innsikt i hva som må reguleres og sammenhengen mellom forvaltning av offentlige arkiv og offentlig pengebruk, grønt skifte og tilliten i samfunnet.

Mer enn historiske arkiv

Offentlige arkiv består av dokumentasjon, som er grunnlag for og resultat av at virksomheter daglig løser sine oppgaver og samfunnsoppdrag. Det er informasjon som skal skrives, deles og samhandles om, for at forvaltningen skal arbeide effektivt, i samsvar med saksbehandlingsregler og samfunnets forventning til gjennomsiktighet. Arkivloven er i sin nåværende form innrettet mot å verne historiske arkiv. Forslaget til statsbudsjett, som ble lagt frem 6. oktober, er også preget av dette. Digitalisering er i ditt departements øyne skanning av papirarkiver. Jeg sier ikke at det ikke er viktig, men tas det ikke tak i grunnleggende utfordringer nå, går det digitalt skapte tapt. Jeg mener derfor at prioriteringen er feil.

Dagens arkivlov er ikke opptatt av å ivareta dokumentasjonens verdi for en effektiv forvaltning. Definisjonen av arkiv som «dokument som vert til som ledd i ei verksemd», er svært omfattende og uten en avgrensning. I en rapport utarbeidet av Menon Economics for Arkivverket i 2020, skriver de at «full etterlevelse av arkivloven med forskrifter vil derfor beløpe seg til mer enn anslaget på 7,7 milliarder kroner per år». Et lite beløp sammenlignet med hele statsbudsjettet, men for den enkelte virksomhet representerer dette en ineffektiv tidsbruk som merkes.

En så omfattende definisjon av arkiv legger også opp til at store mengder data skal lagres i lang tid. Her i landet har vi lenge hatt gleden av lave energikostnader og vært ubevisste det CO₂- avtrykket store datalagre har. Ettersom dette har endret seg, har man også blitt mer bevisst på viktigheten av å bevare data kun så lenge det har verdi. Arkivloven er utdatert fordi den er ensidig opptatt av å verne arkiv for langtidsbevaring, men regulerer i liten grad sletting av dataene som ikke har denne verdien.  

Retten til informasjon

Begivenheter både nært på oss i Europa og lengre unna minner oss på at vi ikke kan ta den tilliten og tryggheten vi har, for gitt. Vi må stadig ta aktive valg og utføre handlinger som ivaretar tilliten og tryggheten. To av de grunnleggende demokratiske rettighetene som bygger opp om tillit i samfunnet vårt, er retten til informasjon og rettssikkerhetsprinsippet. Disse demokratiske rettighetene er lovfestet i annet lovverk, men arkivloven regulerer at informasjon skal finnes og være tilgjengelig. Riksrevisjonens rapporter fra 2017 og 2021 om arkivering og åpenhet i offentlig sektor (Manglende åpenhet svekker tilliten til staten. (riksrevisjonen.no)) slår fast at arkiveringen er mangelfull selv etter at flere tiltak er iverksatt. Jeg blir opprørt når ditt svar til dette er å gjøre mer av det samme og ikke å sørge for at nytt lovverk kommer på plass fort.

De mest alvorlige eksemplene på at dagens lov er utdatert, er likevel manglende regulering av en saksbehandlings- og dokumentasjonshverdag som bruker samhandlingsløsninger, sektorovergripende systemer, skylagring, beslutningsstøttesystemer og automatisert saksbehandling. I en rettsstat er det grunnleggende at enhver kan få informasjon om grunnlaget for et enkeltvedtak som treffer en. Dette betyr at en oppdatert lov bør kravstille at digitalisert saksbehandling dokumenterer både regelanvendelsen og datagrunnlaget. Nåværende § 9b forbyr at arkiv føres ut av landet. Dette er fortolket til at skylagring utenfor landet er en ulovlig utførsel. En oppdatert lov bør ta inn over seg at dette er teknologi som brukes – og heller regulere bruken slik at sikkerhet og råderett over arkivene ivaretas.

Artikkelen fortsetter etter annonsen

annonsørinnhold

Energisektoren i endring: Her skal Tietoevry Tech Services trappe opp

Det totale fraværet av slik regulering også i Kulturdepartementets forslag fra 2021 viser en manglende forståelse for hvordan arkiv er grunnlaget for rettssikkerhet og viktig selv om det ikke er kulturhistorisk verdifullt.

Et lite håp

Heldigvis sier du til Stortinget at «Arbeidet med ny arkivlov er et omfattende arbeid med til dels krevende problemstillinger som må avklares før et lovforslag kan presenteres for Stortinget». Da vekker du et lite håp hos meg. Jeg velger å høre dette som en snev av anerkjennelse av at arkivlovens dager er talte. Det er bare så synd at du ikke kan ta det på alvor og innse at du har dårlig tid med å få på plass denne loven. 

Beste hilsen Anja Vestvold

Her kan du lese kultur- og likestillingsministerens svar på brevet.

Les også

Vegar Widén er ny sjef i SkyeTec